Klokkenluidersregeling

Bij de SPALECK Group hechten we de grootste waarde aan het naleven van wetten, voorschriften en interne richtlijnen. Onze integriteit en ons gedrag in overeenstemming met de wet zijn essentieel om ons bedrijf, onze werknemers en onze zakelijke partners te beschermen. Ons klokkenluidersbeschermingssysteem is er dan ook op gericht om concrete meldingen van mogelijk wangedrag binnen de SPALECK-groep te registreren (groepstructuur).

Bescherming voor alle betrokken partijen

Wij streven ernaar de meest uitgebreide bescherming voor klokkenluiders en de betrokkenen te garanderen. Daarom wordt informatie vertrouwelijk en eerlijk behandeld in overeenstemming met alle noodzakelijke procedurele principes om de klokkenluider zo goed mogelijk te beschermen. Er wordt pas een onderzoek ingesteld na zorgvuldig onderzoek van de informatie en als er concrete aanwijzingen zijn voor een overtreding van onze richtlijnen. Discriminatie, intimidatie of vijandigheid op basis van een melding via ons klokkenluidersysteem zal serieus worden genomen en dienovereenkomstig worden onderzocht en bestraft.

Informatie correct rapporteren

Wij moedigen iedereen aan om alert te zijn en bereid te zijn om specifieke informatie over overtredingen van ons beleid en onze wetten door medewerkers van de SPALECK Group te melden. Meldingen van schendingen van onze Gedragscode, antitrustschendingen, corruptie, mensenrechtenschendingen, diefstal, discriminatie of intimidatie kunnen op elk moment en in elke taal vertrouwelijk worden gedaan via het klokkenluiderssysteem dat we hebben geïnstalleerd. Naast onze werknemers zijn ook zakenpartners, klanten en andere derden gemachtigd om informatie over schendingen van onze richtlijnen door te geven.

Om zaken te onderzoeken en, indien nodig, passende onderzoeksmaatregelen te nemen, is het belangrijk dat de informatie zo nauwkeurig mogelijk geformuleerd is. Het is handig als u de vijf W-vragen in uw rapport meeneemt:

Wie? – Over wie hebben we het? Wie wordt hierdoor beïnvloed?

Wat? – Wat is er gebeurd? Beschrijf het incident.

Wanneer? – Wanneer vond het incident plaats?

Hoe? – Hoe vaak is dit gebeurd?

Waar? – Waar vond het incident plaats?

De beschrijvingen moeten begrijpelijk zijn, zodat zelfs mensen zonder specialistische kennis ze kunnen begrijpen. Als u ons informatie wilt geven maar anoniem wilt blijven, kunt u een anonieme melding doen. Voor de verdere verwerking van de melding kan het nodig zijn om de klokkenluider vragen te stellen.

Hints geven – maar hoe?

Bent u op de hoogte van schendingen van onze gedragscode door zakenpartners of bent u hier rechtstreeks door getroffen?

Ons klokkenluidersysteemteam van de SPALECK Group maakt deel uit van onze compliance-organisatie en is het centrale contactpunt voor meldingen van overtredingen binnen de SPALECK Group. Inzendingen moeten schriftelijk (per brief of e-mail) worden ingediend. Persoonlijke consulten of consultaties kunnen in overleg plaatsvinden in de verdere procedure. Anonieme meldingen zijn ook mogelijk.

Neem contact op met ons klokkenluiderteam via de onderstaande contactmogelijkheden.

Post en persoonlijk*:
SPALECK Groep
Team klokkenluidersregeling
Robert-Bosch-Strasse 15
D-46395 Bocholt

*Etikettering met “Vertrouwelijk” wordt aanbevolen

e-mail:
U kunt ons klokkenluiderteam van de SPALECK Groep hier per e-mail bereiken.

Let op: De overdracht van informatie of kennisgevingen via niet-versleutelde e-mail is een overdrachtsmethode waarbij het niet kan worden uitgesloten dat onbevoegde derden toegang krijgen. In dit opzicht is de bescherming van de vertrouwelijkheid in mindere mate gegarandeerd bij een onversleutelde e-mail dan bij een brief in een verzegelde envelop. Vragen kunnen echter ook anoniem per e-mail gesteld en beantwoord worden (op voorwaarde dat ze verstuurd worden vanuit een mailbox waaruit geen conclusies over de persoon getrokken kunnen worden).